Spis treści
- Pięć minut nie zawsze oznacza oszczędność
- Gdzie naprawdę pojawia się oszczędność
- Od rozmowy do gotowej oferty
- Rozkrój, którego nie trzeba układać ręcznie
- Kosztorys, który nie zaczyna się od pustego arkusza
- Księgowość, która pokazuje, gdzie trzeba spojrzeć
- Nie wszystko powinno trafiać do AI
- Pięć minut plus kontrola
Wyobraź sobie, że rozmawiasz z klientem twarzą w twarz.
Klient opowiada o swoich potrzebach. Ustalasz zakres prac, ceny, terminy realizacji, warunki płatności i kolejne kroki. Kończycie spotkanie, podajecie sobie ręce, a pięć minut później klient otrzymuje gotową ofertę.
Nie notatkę ze spotkania. Nie szkic wymagający kolejnej godziny pracy.
Kompletny dokument przygotowany na Twoim papierze firmowym, napisany językiem zgodnym ze stylem komunikacji firmy i zawierający wszystkie ustalenia, ceny, terminy oraz warunki współpracy.
Brzmi dobrze?
Oczywiście.
Tylko że nie jest to najważniejsze pytanie.
Najważniejsze brzmi: ile czasu potrzebujesz, żeby sprawdzić, czy ta oferta jest poprawna?
Pięć minut nie zawsze oznacza oszczędność
Sztuczna inteligencja potrafi bardzo szybko tworzyć dokumenty, zestawienia, analizy i wyceny. Tempo robi wrażenie, szczególnie gdy porównamy kilka minut pracy systemu z kilkoma godzinami albo dniami pracy człowieka.
Ale szybko przygotowany dokument nie zawsze oznacza szybko zakończony proces.
Jeżeli system stworzy ofertę w pięć minut, a handlowiec będzie potrzebował trzech godzin, żeby porównać ją z notatkami, sprawdzić każdą cenę i upewnić się, że AI niczego nie dopowiedziała od siebie, to niewiele wygraliśmy.
Praca nie zniknęła. Przeniosła się tylko w inne miejsce.
Dlatego, oceniając możliwość wykorzystania AI, warto patrzeć nie tylko na czas przygotowania wyniku. Równie ważny jest czas potrzebny do jego sprawdzenia.
I właśnie tutaj pojawia się prosta zasada, która pomaga znaleźć procesy naprawdę warte automatyzacji.
Nie wystarczy, że dana czynność jest powtarzalna.
Ważne jest także to, żeby człowiek potrafił sprawdzić gotowy wynik znacznie szybciej, niż przygotować go samodzielnie.
Gdzie naprawdę pojawia się oszczędność
Wyobraź sobie zadanie, którego wykonanie zajmuje doświadczonemu pracownikowi osiem godzin.
Trzeba zebrać informacje z kilku źródeł, przepisać dane, wykonać obliczenia, porównać warianty, zastosować odpowiedni szablon i przygotować dokument końcowy.
Sprawdzenie gotowego wyniku zajmuje temu samemu pracownikowi dwadzieścia minut.
Właśnie w tej różnicy znajduje się największa oszczędność.
System wykonuje pracę przygotowawczą: zbiera informacje, porządkuje je, porównuje dane, wykonuje obliczenia i składa gotowy wynik.
Człowiek nie zaczyna od pustej kartki. Dostaje przygotowaną propozycję i wykorzystuje swoje doświadczenie tam, gdzie ma ono największą wartość. Ocenia, czy wynik jest poprawny i czy można go zaakceptować.
Nie chodzi więc o usunięcie człowieka z procesu.
Chodzi o to, żeby nie musiał ręcznie wykonywać setek prostych i przewidywalnych czynności, zanim wreszcie będzie mógł podjąć właściwą decyzję.
Od rozmowy do gotowej oferty
Wróćmy do rozmowy z klientem.
Żeby oferta mogła powstać kilka minut po spotkaniu, nie wystarczy narzędzie, które potrafi pisać ładne teksty.
System musi najpierw zamienić rozmowę w uporządkowane informacje. Powinien rozpoznać potrzeby klienta, zakres prac, ustalone terminy, ograniczenia, wybrane warianty oraz zobowiązania obu stron.
Następnie musi sięgnąć do właściwego cennika i uwzględnić zasady naliczania rabatów, warunki płatności oraz inne reguły obowiązujące w firmie. Powinien także wiedzieć, których decyzji nie wolno mu podejmować samodzielnie.
Dopiero potem może przygotować ofertę w zaakceptowanym szablonie, z właściwym logo, stopką, kolejnością sekcji i sposobem prezentowania cen.
Na końcu dokument trafia do człowieka.
Handlowiec nie pisze go od początku. Sprawdza kilka najważniejszych punktów: zakres, cenę, terminy, warunki oraz ewentualne odstępstwa od standardu.
Jeżeli wszystko się zgadza, zatwierdza wysyłkę. Jeżeli nie, poprawia dokument albo odsyła go systemowi z informacją, co należy zmienić.
Oferta może powstać w pięć minut. Ale prawdziwa wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy jej sprawdzenie również zajmuje kilka minut, a nie pół dnia.
Rozkrój, którego nie trzeba układać ręcznie
Podobny mechanizm działa w firmach produkcyjnych.
Pracownik otrzymuje listę elementów, które trzeba wyciąć z arkuszy określonego materiału. Musi uwzględnić ich wymiary, kierunek ułożenia, wymagane odstępy, możliwości maszyn i dostępne formaty arkuszy.
Ręczne przygotowanie dobrego rozkroju może zająć wiele godzin. Szczególnie wtedy, gdy liczba elementów jest duża, a każda zmiana zamówienia wymaga ponownego porównania różnych układów.
System może w krótkim czasie przygotować kilka wariantów i wskazać ten, który pozwoli najlepiej wykorzystać materiał oraz ograniczyć ilość odpadów.
Doświadczony pracownik nadal sprawdza, czy uwzględniono właściwy materiał, kierunek ułożenia, możliwości maszyny i wszystkie nietypowe ograniczenia. Nie musi jednak samodzielnie przesuwać setek elementów i porównywać kolejnych wariantów.
W tym przypadku wynik jest stosunkowo łatwy do oceny. Elementy albo się mieszczą, albo nie. Wymagania są spełnione albo zostały naruszone. Ilość niewykorzystanego materiału można policzyć.
Przygotowanie dobrego rozwiązania może więc trwać długo, a jego kontrola znacznie krócej.
I właśnie na tej różnicy firma odzyskuje dziesiątki godzin pracy.
Kosztorys, który nie zaczyna się od pustego arkusza
Jeszcze więcej pracy przygotowawczej można znaleźć przy wycenach inwestycji budowlanych.
Dokumentacja projektowa, zestawienia prac i materiałów, ceny, stawki robocizny, wymagania inwestora oraz historia podobnych realizacji tworzą ogromny zbiór informacji.
Trzeba je odnaleźć, właściwie zrozumieć i połączyć.
System może przeanalizować dokumenty, odnaleźć potrzebne pozycje, przypisać im odpowiednie ceny i przygotować pierwszą wersję kosztorysu.
Same obliczenia powinny opierać się na konkretnych formułach, regułach i sprawdzonych danych. AI może pomóc w odczytywaniu i porządkowaniu informacji, ale nie powinno swobodnie wymyślać cen ani wartości.
Kosztorysant otrzymuje więc nie pusty arkusz, lecz dokument gotowy do kontroli.
Sprawdza ilości, ceny, założenia, ryzyka oraz elementy wymagające indywidualnej oceny. To nadal odpowiedzialna praca ekspercka.
Różnica polega na tym, że ekspert nie zużywa większości swojego czasu na przepisywanie danych i wykonywanie powtarzalnych operacji.
System przygotowuje. Człowiek ocenia.
Jeżeli czegoś brakuje albo dane są niejasne, sprawa powinna automatycznie trafić do człowieka. System nie może uzupełniać ważnych informacji na podstawie domysłów.
Księgowość, która pokazuje, gdzie trzeba spojrzeć
Jeszcze inaczej wygląda sprawdzanie zestawień księgowych.
Celem systemu nie powinno być wydanie ostatecznego werdyktu, że wszystko jest poprawne. To zbyt ważna decyzja, żeby pozostawić ją wyłącznie AI.
Znacznie większą wartość daje rozwiązanie, które porównuje dane, sprawdza ich zgodność, wykrywa brakujące albo powielone pozycje i zauważa nietypowe różnice między okresami.
Zamiast ręcznie przeglądać tysiące prawidłowych zapisów, księgowy otrzymuje krótką listę miejsc wymagających uwagi.
To on decyduje, czy nietypowa pozycja jest błędem, uzasadnionym wyjątkiem czy informacją wymagającą wyjaśnienia.
System nie odbiera mu odpowiedzialności. Pomaga skierować uwagę tam, gdzie jest ona rzeczywiście potrzebna.
W tym przypadku największą oszczędnością nie jest nawet czas wykonywania obliczeń.
Jest nią czas, którego człowiek nie musi poświęcać na ręczne sprawdzanie tysięcy prawidłowych pozycji.
Nie wszystko powinno trafiać do AI
Łatwo zachwycić się przykładami, w których kilka godzin pracy zmienia się w kilka minut. Nie oznacza to jednak, że każdy proces należy automatyzować.
Zanim zdecydujesz się na wykorzystanie AI, zadaj sobie pięć pytań.
- Czy zadanie powtarza się na tyle często, żeby jego automatyzacja miała sens?
- Czy informacje potrzebne do wykonania zadania są dostępne i aktualne?
- Czy potrafimy jasno opisać, jak wygląda prawidłowy wynik?
- Czy doświadczony człowiek potrafi sprawdzić gotowy rezultat znacznie szybciej, niż przygotować go od początku?
- Czy błąd można wykryć i zatrzymać, zanim spowoduje koszt albo problem po stronie klienta?
Jeżeli na większość tych pytań odpowiadasz „tak”, prawdopodobnie znalazłeś dobry proces do automatyzacji.
Jeżeli nie potrafisz określić, jak wygląda poprawny wynik, nie masz wiarygodnych danych albo sprawdzenie rezultatu wymaga powtórzenia całej pracy, AI nie rozwiąże problemu.
Najwyżej wyprodukuje go szybciej.
Pięć minut plus kontrola
Największa wartość sztucznej inteligencji w firmie nie polega na tym, że potrafi błyskawicznie stworzyć ofertę, kosztorys, rozkrój czy zestawienie.
Polega na właściwym podziale pracy.
System wykonuje powtarzalne czynności, dla których można określić dane, zasady działania i oczekiwany wynik.
Człowiek zachowuje ocenę, odpowiedzialność oraz prawo do zatrzymania procesu.
Dzięki temu rezultat nie tylko powstaje szybko. Powstaje również według tych samych zasad i bez uzależnienia całego procesu od tego, czy konkretna osoba ma dziś czas, jest na urlopie albo zajmuje się czymś pilniejszym.
Dlatego, szukając zastosowania AI w swojej firmie, nie zaczynaj od pytania:
„Co sztuczna inteligencja może zrobić za moich pracowników?”
Zacznij od innego:
„Co moi pracownicy potrafią sprawdzić w kilkanaście minut, choć przygotowanie tego od początku zabiera im kilka godzin?”
Bardzo możliwe, że właśnie tam znajduje się najlepszy pierwszy proces do automatyzacji.
Jeśli ten temat jest bliski Twojej firmie...
Na blogu dzielę się obserwacjami z pracy z przedsiębiorstwami oraz refleksjami dotyczącymi technologii, zarządzania i funkcjonowania organizacji. W wielu firmach podobne zagadnienia pojawiają się jednak nie tylko jako ciekawy temat do dyskusji, ale jako realne wyzwanie związane z rozwojem biznesu.
Jeśli w Twojej firmie pojawiają się pytania dotyczące organizacji procesów, wykorzystania technologii lub kierunku rozwoju projektów informatycznych, możesz skorzystać z mojego wsparcia doradczego.
