Spis treści
- 1. Właściciel firmy jest w każdym temacie
- 2. Ten sam problem wraca co kilka miesięcy
- 3. Projekty ciągle trwają dłużej niż planowano
- 4. Informacje krążą między systemami
- 5. Nowi pracownicy uczą się firmy „z rozmów”
- 6. Firma rośnie, ale chaos rośnie szybciej
- 7. Każdy ma dużo pracy, ale nikt nie wie, gdzie znika czas
- Moment, w którym warto zatrzymać się na chwilę
W wielu firmach moment, w którym trzeba uporządkować procesy, przychodzi bardzo cicho. Nie ma jednego spektakularnego wydarzenia. Firma nadal działa, klienci nadal kupują, projekty są realizowane.
A jednak coraz częściej pojawia się poczucie, że coś przestaje działać tak sprawnie jak wcześniej.
Decyzje zajmują więcej czasu. Projekty się przeciągają. Zespół jest coraz bardziej zajęty, ale efekty nie zawsze rosną proporcjonalnie do wysiłku.
To są pierwsze sygnały, że firma weszła w etap, w którym intuicyjne zarządzanie przestaje wystarczać. Pojawia się potrzeba uporządkowania procesów.
1. Właściciel firmy jest w każdym temacie
Pierwszy sygnał pojawia się wtedy, gdy niemal każda decyzja trafia do właściciela lub zarządu.
Handlowiec pyta o cenę.
Projekt czeka na akceptację.
Zespół operacyjny potrzebuje decyzji.
Właściciel zaczyna być centralnym punktem firmy. Z jednej strony daje to poczucie kontroli. Z drugiej sprawia, że organizacja przestaje być skalowalna.
To bardzo często oznacza, że procesy decyzyjne nie zostały jasno zdefiniowane.
2. Ten sam problem wraca co kilka miesięcy
Drugi sygnał jest subtelniejszy.
W firmie pojawiają się problemy, które wracają cyklicznie. Co kilka miesięcy pojawia się ten sam temat.
Zamówienia są błędnie wprowadzane do systemu.
Klient dostaje niepełne informacje.
Projekt wymaga kolejnych poprawek.
Za każdym razem problem jest rozwiązywany doraźnie. Rzadko ktoś zatrzymuje się na chwilę, aby zapytać, dlaczego proces pozwala na powtarzanie tych samych błędów.
3. Projekty ciągle trwają dłużej niż planowano
W wielu organizacjach harmonogram projektu jest raczej sugestią niż rzeczywistym planem.
Projekt miał trwać trzy miesiące. Trwa pięć.
Wdrożenie systemu miało zakończyć się w kwartale. Zajmuje pół roku.
Jeśli takie sytuacje zdarzają się sporadycznie, to normalne. Jeśli są standardem, bardzo często oznacza to brak jasno zdefiniowanych etapów pracy oraz odpowiedzialności.
4. Informacje krążą między systemami
Kolejny sygnał pojawia się wtedy, gdy dane w firmie zaczynają żyć własnym życiem.
Część informacji znajduje się w systemie CRM.
Część w arkuszach.
Część w mailach.
Część w głowach pracowników.
Każdy dział ma swoją wersję prawdy. A znalezienie jednej, aktualnej informacji zaczyna przypominać detektywistyczną pracę.
To nie jest problem technologii. To problem braku spójnego przepływu informacji.
5. Nowi pracownicy uczą się firmy „z rozmów”
W dobrze uporządkowanej organizacji nowy pracownik może stosunkowo szybko zrozumieć, jak działa firma.
Gdy procesy nie są opisane, wiedza organizacyjna zaczyna być przekazywana ustnie.
„Zapytaj Kasi.”
„Zwykle robimy to tak.”
„W tym przypadku trzeba zadzwonić do Marka.”
To działa w małym zespole. W większej firmie zaczyna prowadzić do chaosu i nieporozumień.
6. Firma rośnie, ale chaos rośnie szybciej
Wzrost firmy często maskuje problemy procesowe.
Nowi klienci, większe przychody, więcej projektów. Z zewnątrz wszystko wygląda dobrze.
Jednocześnie w środku organizacji pojawia się coraz więcej napięcia. Zespół pracuje intensywniej, ale coraz więcej energii idzie na gaszenie problemów.
To moment, w którym firma zaczyna przypominać samochód jadący coraz szybciej po drodze pełnej dziur.
7. Każdy ma dużo pracy, ale nikt nie wie, gdzie znika czas
Ostatni sygnał jest często najbardziej niepokojący.
W firmie wszyscy są zajęci. Kalendarze są pełne. Zespół pracuje intensywnie.
A jednak pojawia się pytanie: dlaczego efekty nie rosną proporcjonalnie do wysiłku?
Bardzo często okazuje się wtedy, że ogromna część czasu znika w nieefektywnych procesach. W oczekiwaniu na decyzje. W poprawkach. W przekazywaniu informacji między działami.
Moment, w którym warto zatrzymać się na chwilę
Każda firma prędzej czy później dochodzi do punktu, w którym dalszy rozwój nie zależy już od większej liczby klientów czy większego wysiłku zespołu.
Zaczyna zależeć od sposobu działania organizacji.
Uporządkowanie procesów nie jest spektakularną zmianą. Nie pojawia się na pierwszych stronach gazet biznesowych. Ale bardzo często to właśnie ono decyduje o tym, czy firma potrafi przejść z etapu przedsiębiorczości do etapu dojrzałej organizacji.
I właśnie w tym momencie zaczyna się prawdziwa praca nad firmą. Nie tylko w firmie.
Jeśli ten temat jest bliski Twojej firmie...
Na blogu dzielę się obserwacjami z pracy z przedsiębiorstwami oraz refleksjami dotyczącymi technologii, zarządzania i funkcjonowania organizacji. W wielu firmach podobne zagadnienia pojawiają się jednak nie tylko jako ciekawy temat do dyskusji, ale jako realne wyzwanie związane z rozwojem biznesu.
Jeśli w Twojej firmie pojawiają się pytania dotyczące organizacji procesów, wykorzystania technologii lub kierunku rozwoju projektów informatycznych, możesz skorzystać z mojego wsparcia doradczego.
