Spis treści
W wielu firmach moment wdrożenia nowego systemu IT wygląda bardzo podobnie.
Jest nadzieja. Jest plan. Jest przekonanie, że po wdrożeniu wszystko zacznie działać lepiej. Procesy będą szybsze, dane bardziej przejrzyste, a zarządzanie firmą prostsze.
Kilka miesięcy później pojawia się jednak rozczarowanie.
System działa. Funkcje są dostępne. Dane są wprowadzone. A mimo to wiele problemów operacyjnych nadal istnieje.
Dlaczego tak się dzieje?
System informatyczny nie naprawia procesów
Najczęstszym błędem jest przekonanie, że system IT rozwiąże problemy organizacyjne.
W rzeczywistości system informatyczny najczęściej robi coś zupełnie innego. Utrwala sposób działania firmy.
Jeśli proces sprzedaży jest chaotyczny, system CRM bardzo szybko pokaże ten chaos w formie danych.
Jeśli proces realizacji zleceń jest niejasny, system ERP będzie jedynie rejestrował kolejne etapy tego samego problemu.
Technologia nie zmienia sposobu działania firmy. Ona go zapisuje.
System pojawia się za wcześnie
W wielu organizacjach wdrożenie systemu IT jest pierwszym krokiem, a nie jednym z ostatnich.
Firma zaczyna od wyboru narzędzia. Analizuje funkcje, porównuje dostawców, planuje wdrożenie.
Dopiero później zaczyna zastanawiać się, jak naprawdę działają procesy.
W praktyce oznacza to, że system zostaje dopasowany do istniejącego chaosu.
Zamiast uporządkować procesy, organizacja próbuje nauczyć się obsługi skomplikowanego narzędzia.
Każdy dział widzi system inaczej
Kolejnym problemem jest brak wspólnej perspektywy.
Dla sprzedaży system jest narzędziem do zarządzania klientami.
Dla produkcji sposobem planowania pracy.
Dla zarządu źródłem raportów.
Każdy dział ma inne oczekiwania wobec systemu.
Jeśli procesy nie zostały wcześniej zaprojektowane w sposób spójny, system zaczyna być wykorzystywany w różny sposób przez różne zespoły.
To prowadzi do sytuacji, w której jedna organizacja pracuje w kilku różnych rzeczywistościach informacyjnych.
A w praktyce?
W jednej z firm wdrożono rozbudowany system ERP.
System posiadał ogromną liczbę funkcji. Obsługiwał sprzedaż, produkcję, magazyn i księgowość. Technologicznie był bardzo zaawansowany.
Problem polegał na tym, że proces przekazywania zamówienia ze sprzedaży do realizacji nie był jasno zdefiniowany.
Handlowcy wprowadzali dane w różny sposób. Część informacji trafiała do systemu, część pozostawała w mailach.
System działał poprawnie, ale zespół realizacyjny nadal musiał dopytywać o szczegóły zamówienia.
Technologia była właściwa. Proces nie.
W innej firmie wdrożono system zarządzania projektami.
Zarząd oczekiwał większej kontroli nad realizacją zleceń. System miał pokazywać postęp prac i harmonogramy.
Po kilku miesiącach okazało się, że zespół korzysta z narzędzia tylko częściowo.
Dlaczego?
Bo system został zaprojektowany z perspektywy raportowania dla zarządu, a nie z perspektywy codziennej pracy zespołu.
Dla pracowników był dodatkowym obowiązkiem, a nie wsparciem pracy.
System nie zastąpi decyzji organizacyjnych
Największym błędem w projektach technologicznych jest próba rozwiązania problemów organizacyjnych poprzez narzędzie.
System informatyczny nie podejmie decyzji o tym, kto odpowiada za dany etap procesu.
Nie ustali, jakie informacje są obowiązkowe w zamówieniu.
Nie zdefiniuje zasad współpracy między działami.
To są decyzje organizacyjne.
Dopiero gdy zostaną podjęte, system informatyczny może je wspierać.
Technologia jako ostatni element układanki
W dobrze zaprojektowanej organizacji kolejność działań wygląda inaczej.
Najpierw analizowany jest problem biznesowy.
Potem projektowany jest proces jego rozwiązania.
Dopiero na końcu wybierana jest technologia, która ma ten proces wspierać.
W takiej kolejności system IT przestaje być źródłem frustracji.
Staje się narzędziem, które rzeczywiście pomaga firmie działać sprawniej.
Bo w biznesie technologia rzadko jest rozwiązaniem problemu.
Najczęściej jest jedynie jego odbiciem.
Jeśli ten temat jest bliski Twojej firmie...
Na blogu dzielę się obserwacjami z pracy z przedsiębiorstwami oraz refleksjami dotyczącymi technologii, zarządzania i funkcjonowania organizacji. W wielu firmach podobne zagadnienia pojawiają się jednak nie tylko jako ciekawy temat do dyskusji, ale jako realne wyzwanie związane z rozwojem biznesu.
Jeśli w Twojej firmie pojawiają się pytania dotyczące organizacji procesów, wykorzystania technologii lub kierunku rozwoju projektów informatycznych, możesz skorzystać z mojego wsparcia doradczego.
