Spis treści
Jest takie powiedzenie: nie wstawia się nowych okien w krzywym domu. Na pierwszy rzut oka brzmi jak banał z budowy. Ale kiedy przeniesiemy to na grunt biznesu i technologii, nagle okazuje się, że to zdanie opisuje sytuację wielu firm lepiej niż najbardziej szczegółowe raporty.
Czasami spotykam przedsiębiorców, którzy zmagają się z problemami w swojej organizacji. I co robią? Szukają szybkiego rozwiązania. Nowy system informatyczny. Nowe procedury. Nowe raporty. W teorii ma to rozwiązać problem, w praktyce – to jak próba wstawienia nowoczesnych okien do budynku, którego ściany stoją pod złym kątem. Nawet jeśli uda się je osadzić, całość wciąż będzie niestabilna.
Spotkanie, które otworzyło oczy
Pamiętam jedno ze spotkań konsultacyjnych. Właściciele firmy przyszli z pytaniem: czy możemy stworzyć dla nich nowy system, który uporządkuje procesy i da pełną kontrolę nad działaniami? Brzmiało poważnie i ambitnie. Ale kiedy zaczęliśmy rozmawiać głębiej, wyszły na jaw inne rzeczy.
Zamiast problemu technologicznego mieliśmy do czynienia z problemem organizacyjnym. Brakowało komunikacji między działami. Handlowcy nie wiedzieli, co dzieje się u konstruktorów. Konstruktorzy nie mieli czasu, żeby robić wyceny, bo byli ciągle odrywani od pracy koncepcyjnej. Oferty trafiały do klientów, ale nikt nie śledził, co się z nimi później dzieje.
I w takim kontekście pytanie o budowę nowego systemu IT było jak pytanie o to, jakie okna najlepiej pasują do domu, który i tak lada moment się zawali.
Technologia nie naprawi wszystkiego
To naturalne, że przedsiębiorcy szukają rozwiązań w technologii. W końcu wszyscy wokół mówią o cyfrowej transformacji, automatyzacji, sztucznej inteligencji. Problem w tym, że technologia nie zastąpi zdrowych fundamentów.
Możesz kupić najnowocześniejsze narzędzie, ale jeśli proces w Twojej firmie jest źle zaprojektowany, to nowe narzędzie tylko ten chaos przyspieszy. Zamiast leczyć przyczyny, będziesz łatał objawy.
Widziałem firmy, które inwestowały ogromne środki w rozbudowane oprogramowanie, a potem… musiały je wyrzucić do kosza. Dlaczego? Bo brakowało jasnej strategii, spójnej polityki cenowej, zrozumienia, które produkty mają przynosić marżę, a które mają budować wolumen.
Strategia przed narzędziami
Wróćmy do przykładu ze spotkania. Zamiast porywać się na budowę systemu, który miałby rozwiązać wszystkie problemy, firma potrzebowała czegoś zupełnie innego. Analizy danych. Porównań, statystyk, zestawień. Dopiero na tej podstawie mogła podjąć decyzję, w jakim kierunku iść dalej.
Trzeba było określić, które produkty powinny być tańsze i bardziej dostępne, żeby przyciągały klientów. Trzeba było wskazać te, na których firma naprawdę zarabia i gdzie może sobie pozwolić na wyższą marżę. Dopiero taka wiedza otwierała drzwi do sensownej dyskusji o nowych narzędziach.
Budowa nowego systemu bez tej strategii skończyłaby się tym, że po kilku miesiącach trzeba byłoby go wyrzucić i projektować od nowa. I to właśnie miałem na myśli, kiedy powiedziałem: nie wstawia się nowych okien w krzywym domu.
Tymczasowe rozwiązania – plaster, nie operacja
Czy to znaczy, że nie da się nic zrobić, dopóki nie ma pełnej strategii? Absolutnie nie. Czasami wystarczą proste, tymczasowe rozwiązania. Kilka narzędzi IT, które udrożnią najwęższe gardła. Automatyzacja najprostszych czynności. Szkolenie zespołu z obsługi podstawowych narzędzi sztucznej inteligencji.
To jak podparcie krzywego domu belką, zanim zacznie się remont fundamentów. Nie rozwiąże problemu, ale pozwoli przetrwać. Dzięki takim działaniom firma zaczyna oddychać. Handlowcy szybciej dostają wyceny, konstruktorzy mają więcej czasu na kluczowe projekty, a komunikacja zaczyna się poprawiać.
Ale najważniejsze, żeby nie pomylić plastrów z leczeniem. Tymczasowe narzędzia mają pomóc, a nie zastąpić porządną operację.
Ludzie i procesy przed systemami
Najbardziej fascynujące w tym wszystkim jest to, że technologia zawsze kusi. Łatwiej wydać pieniądze na nowy system niż przyznać, że problem leży w komunikacji ludzi, w nieuporządkowanych procesach albo w braku strategii. A jednak to właśnie tam najczęściej tkwi źródło trudności.
Firma z naszego przykładu nie potrzebowała natychmiast nowego oprogramowania. Potrzebowała ustalić zasady pracy działu konstrukcyjnego. Potrzebowała lepszego monitorowania kontaktów z klientami. Potrzebowała nauczyć pracowników korzystania z dostępnych już narzędzi. Dopiero gdy to zaczęło działać, sens miało myślenie o większym systemie.
Cierpliwość, która się opłaca
Znam wiele przypadków, w których przedsiębiorcy chcieli „już, teraz” wdrożyć wielkie rozwiązania IT. W większości z nich efekt był taki sam – frustracja, zmęczenie zespołu, a na końcu kosztowna decyzja o wycofaniu się z projektu.
Ci, którzy mieli cierpliwość, żeby najpierw naprostować ściany, a dopiero potem wstawiać okna, wygrywali. Budowali systemy, które rzeczywiście działały, ewoluowały i wspierały biznes. A nie takie, które od początku były skazane na porażkę.
Podsumowanie – prostota przed technologią
Nie wstawia się nowych okien w krzywym domu. W biznesie oznacza to tyle, że technologia nie naprawi źle działających procesów ani nie zastąpi braku strategii. Zanim zainwestujesz w system, upewnij się, że wiesz, czego naprawdę potrzebujesz. Zanim wydasz miliony na nowe narzędzia, sprawdź, czy Twój zespół w ogóle potrafi wykorzystać te, które ma.
Bo nowoczesne okna mogą wyglądać pięknie, ale jeśli ściany domu stoją krzywo, za chwilę i tak trzeba będzie je wyciągać.
