Klient czeka na ofertę. Handlowiec szuka podobnej wyceny, sprawdza cennik i dopytuje o warunki. Informacje są w firmie, ale zebranie ich zajmuje więcej czasu niż napisanie samego dokumentu.
Pomagam uporządkować taki proces i wdrożyć AI, która korzysta z wiedzy Twojej firmy: ofert, cenników, dokumentów i ustaleń. Agent przygotowuje wynik, a człowiek go sprawdza i zatwierdza.
Bezpłatna konsultacja online, 60 minut.
7 dni → 2 godziny. Gdzie zniknął czas?
U jednego z klientów przygotowanie oferty zajmowało siedem dni. Po wdrożeniu zajmuje dwie godziny. Nie dlatego, że ktoś zaczął szybciej pisać. Skróciła się droga do informacji potrzebnych do wyceny.
Przed wdrożeniem
7 dni
Informacje rozproszone między dokumentami i ludźmi.
- Zapytanie od klienta
- Szukanie wcześniejszych ofert
- Pytania o ceny i warunki
- Czekanie na odpowiedzi
- Przygotowanie i akceptacja oferty
Po wdrożeniu
2 godziny
Potrzebna wiedza dostępna w jednym procesie.
- Zapytanie od klienta
- Agent zbiera informacje
- Przygotowuje szkic oferty
- Człowiek sprawdza i zatwierdza
Przykład jednego wdrożenia. Czas od zapytania do gotowej oferty, a nie liczba godzin pracy. Schemat pokazuje mechanizm, nie pomiar poszczególnych kroków.
Jeśli oferta czeka na informację z innego działu albo na odnalezienie właściwej wersji dokumentu, samo szybsze pisanie niewiele zmieni. Skrócić trzeba cały proces: szukanie danych, sprawdzenie wyniku i akceptację.
Przeczytaj tę historię: „Pytanie, po którym klient się uśmiechnął”
Jak pracuję
Nie zaczynam od narzędzi. Zaczynam od tego, jak firma naprawdę działa.
Diagnoza
Rozmawiam z ludźmi, którzy wykonują pracę. Sprawdzam, gdzie zespół traci czas, skąd bierze informacje i po czym poznaje, że wynik jest dobry.
Efekt: wybrany proces, zakres prac i sposób mierzenia korzyści.
Wdrożenie
Zespół LEA24 buduje rozwiązanie na Twoich materiałach i ustalonych zasadach. Sprawdzamy je na prawdziwych przykładach.
Efekt: działający proces, w którym wynik zatwierdza człowiek.
Opieka
Po uruchomieniu pilnujemy jakości, poprawiamy to, co wyjdzie w praktyce, i aktualizujemy wiedzę agenta, gdy zmieniają się ceny lub warunki.
Efekt: stała jakość i kolejne kroki procesu.
Zakres, wycenę i zasady opieki ustalamy przed rozpoczęciem prac. Wiesz, co powstanie, czego potrzebuję od Twojego zespołu i jak sprawdzimy, czy rozwiązanie pomaga.
Od czego najczęściej zaczynamy
Najszybciej efekt widać w ofertowaniu. To proces, który jest w każdej firmie, powtarza się codziennie i bezpośrednio wpływa na sprzedaż. Poniżej trzy przykłady, nie zamknięta lista.
Oferta z zapytania
Zapytanie trafia na skrzynkę. Zanim handlowiec zdąży je otworzyć, czeka na niego szkic oferty w standardzie Twojej firmy, z zaznaczonymi brakami do uzupełnienia.
- Dla kogo: firmy, w których oferty powstają na podstawie zapytań mailowych, a czas odpowiedzi decyduje o wygranej.
- Co dostajesz: agenta, który czyta zapytanie, dobiera pozycje z cennika i przygotowuje ofertę do akceptacji.
- Czego potrzebuję: kilkunastu wcześniejszych ofert, aktualnego cennika, zasad wyceny i dostępu do skrzynki zapytań.
- Termin: około 3 tygodni od przekazania kompletu materiałów.
Oferta po spotkaniu
Po rozmowie z klientem ustalenia nie giną w notatkach. Z zapisu spotkania powstaje oferta: potrzeby klienta, zakres, ceny i terminy.
- Dla kogo: firmy, w których oferta powstaje po rozmowie handlowej, a handlowcy odkładają jej pisanie na później.
- Co dostajesz: agenta, który z zapisu rozmowy wyciąga ustalenia i przygotowuje ofertę do sprawdzenia przez handlowca.
- Czego potrzebuję: nagrań, transkrypcji lub notatek z rozmów, wcześniejszych ofert i cennika.
- Termin: około 3 tygodni od przekazania kompletu materiałów.
Oferta i umowa po spotkaniu
Ten sam proces z jednym krokiem więcej. Po akceptacji oferty powstaje projekt umowy na Twoim wzorze, z danymi klienta, zakresem, terminami i płatnościami.
- Dla kogo: firmy, w których między „tak” klienta a podpisaną umową mijają dni.
- Co dostajesz: pełną ścieżkę od rozmowy do dokumentu gotowego do podpisu, z akceptacją na każdym etapie.
- Czego potrzebuję: tych samych materiałów co przy ofercie po spotkaniu oraz aktualnych wzorów umów.
- Termin: około 4 tygodni od przekazania kompletu materiałów.
Terminy są orientacyjne. Harmonogram potwierdzamy po sprawdzeniu materiałów i narzędzi, z którymi rozwiązanie ma się połączyć.
Jak agent korzysta z wiedzy Twojej firmy
Agent dostaje dostęp do wybranych źródeł i pracuje według ustalonych zasad. Wiadomo, skąd bierze informacje, co ma przygotować i kto zatwierdza wynik.
Jeśli brakuje ceny, zakres jest niejasny albo źródła sobie przeczą, agent oznacza problem i przekazuje go człowiekowi. Takie sytuacje projektujemy i testujemy przed uruchomieniem.
Inne procesy, które automatyzuję
Ten sam sposób działania sprawdza się wszędzie tam, gdzie trzeba zebrać informacje z kilku miejsc i przygotować powtarzalny wynik.
- Przetargi – pilnowanie skrzynek i portali, pobieranie dokumentacji i wstępna wycena.
- Optymalizacja rozkrojów i kalkulacja kosztów – układanie rozkroju materiału i przygotowanie składników kosztowych do wyceny.
- Kosztorysy – przygotowanie kosztorysu, np. budowlanego, na podstawie dokumentacji i cenników.
- Raporty zarządcze – cykliczne zestawienia składane z danych, które dziś ktoś zbiera ręcznie.
- Archiwum poczty – odzyskiwanie wiedzy o klientach, ustaleniach i cenach z wieloletniej korespondencji.
- Obieg dokumentów – rozpoznawanie, opisywanie i kierowanie plików we właściwe miejsca.
- Monitoring cen konkurencji – regularne zbieranie i porównywanie cen z wybranych źródeł.
Podczas diagnozy sprawdzam też, gdzie AI jest potrzebna, a gdzie wystarczy prostsza automatyzacja albo zmiana organizacji pracy.
Czy to ma sens w Twojej firmie?
Warto porozmawiać, jeśli:
- zespół wielokrotnie przepisuje te same informacje między mailami, dokumentami i systemami,
- oferta lub raport czeka na dane, które już są w firmie,
- ważne informacje potrafi odnaleźć tylko jedna lub dwie osoby,
- przygotowanie wyniku trwa długo, choć jego sprawdzenie jest proste,
- podobne sprawy powtarzają się na tyle często, że usprawnienie odciąży zespół.
Nie musisz mieć gotowego pomysłu na rozwiązanie. Wystarczy jeden przykład pracy, która regularnie trwa za długo.
Kto za tym stoi
Nazywam się Bartosz Obermüller. Od ponad 20 lat analizuję procesy biznesowe i projektuję systemy informatyczne. Odpowiadam za diagnozę i projekt rozwiązania, a wdrożenie realizuje zespół LEA24, software house’u, który prowadzę.
Najpierw rozmawiamy o procesie, danych i pracy ludzi. Technologię dobieramy na końcu.
Najczęstsze pytania
Czy agent wyśle ofertę bez mojej wiedzy?
Nie. Agent przygotowuje, człowiek zatwierdza. Każda oferta i umowa trafia najpierw do osoby odpowiedzialnej. Zasady akceptacji ustalamy przed wdrożeniem.
Co, jeśli nasze oferty i cenniki są nieuporządkowane?
Wtedy zaczynamy od porządku, nie od AI. Nie trzeba porządkować całego archiwum. Wybieramy aktualne materiały i reguły potrzebne do pierwszego procesu. Dlaczego to ważne, opisałem we wpisie Nie wstawia się nowych okien w krzywym domu.
Czy muszę zmieniać systemy, których używam?
Zwykle nie. Wdrożenie ma działać na poczcie i narzędziach, które już masz. Możliwość połączenia sprawdzamy przed ustaleniem zakresu.
Co z bezpieczeństwem danych?
Ustalamy, jakie dane są potrzebne, kto ma do nich dostęp i gdzie są przetwarzane. Uprawnienia ograniczamy do danego procesu, a zasady zapisujemy w umowie.
Ile kosztuje wdrożenie?
Wycena zależy od zakresu procesu, jakości materiałów i liczby połączeń z Twoimi systemami. Przed zamówieniem dostajesz zakres, koszt prac i informację o kosztach usług potrzebnych do działania rozwiązania.
Skąd będę wiedzieć, że wdrożenie pomaga?
Przed startem ustalamy punkt odniesienia: czas od zapytania do gotowego wyniku, czas sprawdzania i liczbę poprawek. Po wdrożeniu mierzymy to samo.
Co dzieje się po uruchomieniu?
W ramach opieki sprawdzamy jakość wyników, aktualizujemy wiedzę agenta i poprawiamy działanie. Kolejne procesy dokładamy, gdy pierwszy działa tak, jak ustaliliśmy.
Który proces w Twojej firmie trwa za długo?
Opowiedz mi o jednym przykładzie: co uruchamia pracę, gdzie ludzie szukają informacji i co ma być gotowe na końcu. Sprawdzimy, czy warto go usprawnić i od czego zacząć.
Wolisz najpierw samodzielnie sprawdzić, jak działa Twoja firma? Zrób bezpłatny test dojrzałości procesowej. 42 pytania, 7 obszarów, 8-10 minut. Wynik widzisz od razu na ekranie.
