Spis treści
W bardzo wielu firmach historia zarządzania informacją zaczyna się w podobny sposób.
Na początku jest jeden arkusz. Prosty plik, który pomaga uporządkować kilka danych. Lista klientów, zamówienia, może kilka formuł liczących marżę albo koszty.
Excel działa świetnie. Jest szybki, dostępny i nie wymaga żadnego wdrożenia.
Potem pojawia się drugi plik.
Potem trzeci.
A po kilku latach firma zaczyna funkcjonować w świecie arkuszy, które zastępują system zarządzania.
Na tym etapie Excel przestaje być narzędziem pomocniczym. Zaczyna być systemem operacyjnym firmy.
I właśnie wtedy zaczynają pojawiać się problemy.
Dlaczego Excel jest tak popularny
Excel ma jedną ogromną zaletę. Jest natychmiastowy.
Nie trzeba analizować procesów, projektować struktury danych ani wdrażać systemu. Wystarczy otworzyć arkusz i zacząć pracę.
Dla wielu firm to idealne rozwiązanie na początek działalności. W małej organizacji Excel potrafi obsłużyć naprawdę wiele zadań.
Można w nim prowadzić listę klientów, kontrolować zamówienia, analizować koszty czy planować produkcję.
Problem pojawia się wtedy, gdy firma rośnie szybciej niż arkusze, które ją obsługują.
Moment, w którym arkusze zaczynają przejmować firmę
Pierwszym sygnałem jest mnożenie się plików.
Sprzedaż ma swój arkusz klientów.
Księgowość prowadzi własne zestawienia.
Produkcja pracuje na innym pliku.
Magazyn ma jeszcze jeden.
Każdy arkusz działa dobrze w swoim obszarze. Problem polega na tym, że dane przestają być spójne.
Ta sama informacja pojawia się w kilku miejscach. W różnych wersjach.
Wtedy zaczyna się coś, co w wielu firmach jest codziennością: ręczne przenoszenie danych między plikami.
Gdzie naprawdę zaczyna się problem
Największym ograniczeniem Excela nie jest technologia. To, że jest arkuszem kalkulacyjnym, a nie systemem zarządzania procesami.
Excel świetnie liczy. Świetnie analizuje dane. Ale nie został zaprojektowany do zarządzania złożoną organizacją.
Gdy firma zaczyna używać arkuszy jako głównego systemu operacyjnego, pojawiają się trzy powtarzające się problemy.
Pierwszy to brak jednej wersji prawdy. Każdy dział pracuje na swojej kopii danych.
Drugi to brak kontroli nad procesem. Excel nie pilnuje kolejności działań ani odpowiedzialności.
Trzeci to ryzyko błędów. Jedna zmieniona formuła potrafi zmienić wyniki całego raportu.
Przypadki z życia firm
W jednej z firm, z którą pracowałem, kluczowe procesy sprzedaży i realizacji były prowadzone w arkuszach Excel.
Po krótkiej analizie okazało się, że w organizacji funkcjonuje 27 różnych plików związanych z obsługą klientów.
Każdy z nich powstał w innym momencie i z innego powodu.
Gdy pojawiał się nowy projekt, dane klienta były kopiowane do kilku kolejnych arkuszy. Jeśli klient zmieniał zamówienie, trzeba było aktualizować informacje w kilku miejscach.
Zespół spędzał ogromną ilość czasu na aktualizowaniu plików zamiast na pracy z klientem.
W innej firmie arkusz Excel służył jako podstawowy raport zarządczy.
Problem polegał na tym, że dane do raportu były zbierane z kilku różnych plików i ręcznie scalane w jeden dokument.
Każda aktualizacja danych powodowała zmianę wyników.
W efekcie zarząd często dyskutował nie o decyzjach biznesowych, ale o tym, która wersja raportu jest właściwa.
Kiedy Excel przestaje wystarczać
Excel nie jest złym narzędziem. W wielu firmach jest absolutnie niezbędny.
Problem pojawia się wtedy, gdy firma próbuje używać arkusza jako systemu zarządzania organizacją.
Moment przejścia z Excela do systemów zarządzania najczęściej pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna potrzebować czegoś więcej niż obliczeń.
Potrzebuje zarządzania procesami.
Potrzebuje spójnych danych.
Potrzebuje automatyzacji przepływu informacji.
To moment, w którym arkusze zaczynają być wąskim gardłem.
Excel jako etap rozwoju firmy
Warto spojrzeć na Excela inaczej.
Nie jako błąd w zarządzaniu firmą, ale jako naturalny etap rozwoju organizacji.
Większość firm zaczyna właśnie od arkuszy. To szybkie i elastyczne narzędzie.
Jednak w pewnym momencie pojawia się moment przejścia. Firma musi zdecydować, czy dalej będzie zarządzana przez arkusze, czy przez procesy i systemy.
To moment, w którym przedsiębiorstwo zaczyna przechodzić z etapu improwizacji do etapu świadomie zaprojektowanej organizacji.
I bardzo często właśnie wtedy zaczyna się prawdziwa praca nad systemem zarządzania firmą.
Jeśli ten temat jest bliski Twojej firmie...
Na blogu dzielę się obserwacjami z pracy z przedsiębiorstwami oraz refleksjami dotyczącymi technologii, zarządzania i funkcjonowania organizacji. W wielu firmach podobne zagadnienia pojawiają się jednak nie tylko jako ciekawy temat do dyskusji, ale jako realne wyzwanie związane z rozwojem biznesu.
Jeśli w Twojej firmie pojawiają się pytania dotyczące organizacji procesów, wykorzystania technologii lub kierunku rozwoju projektów informatycznych, możesz skorzystać z mojego wsparcia doradczego.
